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Rechnungs-FAQ

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Frage: 7 % oder 19 %: Was ist der richtige Umsatzsteuersatz?

Antwort: Der Regelsteuersatz für umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Dienstleistungen liegt laut § 12 Abs. 1 UStG bei 19 %. In Absatz 2 der Vorschrift findet sich eine lange Liste von Ausnahmen, für die der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % gilt. Zu den dort ausdrücklich genannten Waren und Leistungen zählen unter anderem:

• Eintrittskarten für Theater, Konzerte, Museen und Zirkusvorführungen,
• Fahrkarten im ÖPNV,
• Übernachtungen in Hotels, Pensionen, Jugendherbergen und auf Campingplätzen,
• Leistungen von Zahntechnikern oder auch
• die Verwertung von Urheberrechten.

Außerdem verweist der Gesetzestext auf eine seitenlange „Liste der dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Gegenstände“, die in Anlage 2 des Umsatzsteuergesetzes zu finden ist. Begünstigt sind demnach insbesondere landwirtschaftliche Produkte, bestimmte Lebensmittel oder auch Zeitungen und Bücher:

Die in sich keineswegs stimmige Aufzählung der Umsatzsteuer-Privilegien ist immer wieder Anlass zu Kritik: So fällt zum Beispiel bei Apfelsaft der volle Steuersatz an, bei „Langusten, Hummer, Austern und Schnecken“ hingegen der ermäßigte Steuersatz. Zahlreiche Zweifelsfragen zur Anwendung der Steuersätze behandelt der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass (ab Seite 381) auf über 30 Seiten. Hinzu kommen zahlreiche BFH-Urteile und BMF-Schreiben zu strittigen Einzelaspekten.

Bitte beachten Sie: Falls Sie versehentlich oder aus Unkenntnis den falschen Steuersatz verwenden, haben Sie und / oder der Rechnungsempfänger schlechte Karten:

• 7 % statt 19 %: Wenn Sie zu Unrecht 7 % Umsatzsteuer in Rechnung stellen, müssen Sie trotzdem den vollen Umsatzsteuerbetrag ans Finanzamt abführen. Ihr Geschäftspartner darf dagegen nur den zu niedrig ausgewiesenen Vorsteuerbetrag geltend machen!
• 19 % statt 7 %: Generell einfach den höheren Regelsteuersatz aufzuschlagen, ist auch keine Lösung. Das gilt auch und gerade bei B2B-Geschäften: Stellt sich später heraus, dass der ermäßigte Steuersatz richtig gewesen wäre, kürzt das Finanzamt beim Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug. Ungeachtet dessen müssen Sie selbst Ihre zu hohe Umsatzsteuereinnahme ans Finanzamt abführen.

Wenn Sie also im Zweifel sind, welcher Steuersatz bei Ihren Lieferungen oder Leistungen richtig ist, sprechen Sie unbedingt vor der Rechnungstellung mit Ihrem Steuerberater oder fragen direkt beim Finanzamt nach!

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Frage: Muss es Umsatzsteuer heißen oder Mehrwertsteuer?

Antwort: Die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer werden uneinheitlich verwendet. In der Praxis setzen viele Unternehmer bei Rechnungen an Verbraucher auf die Bezeichnung „Mehrwertsteuer“. Rechnungen an Geschäftsleute tragen hingegen oft die Angaben „Umsatzsteuer“. Beides ist zulässig: Es handelt sich um Synonyme. Im Umsatzsteuergesetz ist zwar durchgängig von „Steuer“ bzw. „Umsatzsteuer“ die Rede. Taucht auf Rechnungen trotzdem der Begriff Mehrwertsteuer auf, wird das von Steuerprüfern nicht beanstandet.

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Frage: Müssen Rechnungen unterschrieben werden?

Antwort: Nein. Die Unterschrift des Rechnungsausstellers gehört nicht zu den Rechnungs-Pflichtbestandteilen. Andererseits spricht überhaupt nichts dagegen, Rechnungen in Form eines verbindlichen Geschäftsbriefes mit persönlicher Anrede, Grußformel und Unterschrift zu stellen.

Bitte beachten Sie: Allenfalls mit isolierten Unterschriften unter tabellarische Rechnungen sollten Sie vorsichtig sein. Betrügerische Rechnungsempfänger könnten in dem Fall auf die Idee kommen, den Stempel „Betrag dankend erhalten“ über Ihre Unterschrift zu setzen.

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Frage: Was tun, wenn der Aussteller mir keine Papierrechnung schickt?

Antwort: Der Gesetzgeber hat die Anforderungen an elektronische Rechnungen im Jahr 2011 deutlich gesenkt. Papierrechnungen sind seitdem meistens entbehrlich. Trotzdem: Als Unternehmer haben Sie nach wie vor Anspruch auf eine klassische Papierrechnung. Mit elektronischen Rechnungen müssen Sie nur dann vorliebnehmen, wenn Sie dem zuvor ausdrücklich zugestimmt haben.

Schickt Ihnen ein Geschäftspartner ohne Ihre Zustimmung nur eine elektronische Rechnung, können Sie auf Zusendung einer Papierrechnung bestehen. Versand- oder Bearbeitungsgebühren darf der Aussteller dafür nur verlangen, wenn sie zuvor vertraglich vereinbart waren. Falls Ihnen eine Papierrechnung im Einzelfall wichtig ist (etwa bei sehr hohen Rechnungen von neuen Dienstleistern oder Lieferanten), fordern Sie die zum Beispiel mit folgendem Schreiben an:

Sehr geehrte/r Frau / Herr ___________________________,

Ihre elektronisch übermittelte Rechnung Nr. _____________ vom _____________ haben wir erhalten. Wir werden den Rechnungsbetrag gern zeitnah begleichen. Für unsere Unterlagen benötigen wir zuvor jedoch eine „Rechnung auf Papier“. Schicken Sie uns die zu? Vielen Dank!

Bitte beachten Sie: Gemäß § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG sind Sie verpflichtet, uns eine Rechnung zu stellen, die den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes entspricht. Laut § 14 Abs. 1 UStG sind Rechnungen „auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“ Mit der elektronischen Übermittlung sind wir nicht einverstanden.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und freundliche Grüße

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