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Leitfaden zur steuerlichen Behandlung von Ein- & Ausgangsrechnungen Was ist überhaupt eine Rechnung? Rechnungs-Pflichtbestandteile Rechnungs-Einzelfragen Zahlungsverzug & Mahnungen Rechnungs-FAQ

Was ist überhaupt eine Rechnung – und wozu dient sie?

Der vorliegende Rechnungs-Leitfaden beschäftigt sich mit den wichtigsten steuerlichen Aspekten der Rechnungsstellung aus Sicht von Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden. Auf Rechnungen machen Lieferanten und Dienstleister Angaben über erbrachte Lieferungen und Leistungen, geben das dazugehörige Entgelt und die enthaltene Umsatzsteuer an und fordern den Rechnungsempfänger auf, den Rechnungsbetrag zu bezahlen. Die genaue steuerrechtliche Definition einer „Rechnung“ finden Sie weiter unten im Text.

Ein- und Ausgangsrechnungen stellen die häufigsten und wichtigsten Besteuerungsgrundlagen dar – insbesondere im Umsatz- und Einkommensteuerrecht. Darüber hinaus bilden sie in der Praxis oft auch die Basis „schuldrechtlicher“ Ansprüche – sofern die nicht aus dem zugrunde liegenden schriftlichen Vertrag hervorgehen. So lassen sich mit Rechnungen unter Umständen …

… beweisen oder zumindest plausibel machen. Anders als im Steuerrecht gibt es im Zivilrecht jedoch keine expliziten (Ab-)Rechnungsvorschriften: Grundlage schuldrechtlicher Betrachtungen ist vielmehr der Vertrag. Fehlt ein beweiskräftiger schriftlicher Vertrag oder ist er unvollständig, kann die dazugehörige Rechnung zur Klärung herangezogen werden. Beweiskräftig sind Rechnungen vor Gericht zum Beispiel in Bezug auf den Umfang und den Zeitpunkt der Leistungserfüllung.

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Im Fokus: die Umsatzsteuer

Selbst im Steuerrecht finden sich nur im Umsatzsteuergesetz genaue Vorschriften über Inhalt und Form von Abrechnungsdokumenten. Im Mittelpunkt der folgenden Informationen stehen daher die Umsatzsteuervorschriften über …

Am Stichwort „Vorsteuerabzug“ wird übrigens deutlich, warum der Fiskus ausgerechnet beim Thema Umsatzsteuer so misstrauisch und kleinlich ist: Immerhin stellt der auf Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteueranteil für vorsteuerabzugsberechtigte Selbstständige und Unternehmer bares Geld dar. Und zwar in voller Höhe: Ungerechtfertigte oder zu hoch angesetzte Vorsteueranteile fließen zu 100% in die Unternehmenskasse des Rechnungsempfängers. Das gilt auch für nicht oder nicht in voller Höhe ans Finanzamt abgeführte Umsatzsteuereinnahmen.

Da Rechnungen in der Praxis meistens gleich für mehrere Steuerarten bedeutsam sind, lag es aus Sicht des Gesetzgebers nahe, die genauesten Vorschriften zur Verhinderung falscher, fingierter oder manipulierter Rechnungen im Umsatzsteuerrecht zu verankern.

Diese Bestimmungen müssen von allen Unternehmern beachtet werden. Das gilt auch für umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen. Und selbst umsatzsteuerliche Kleinunternehmer müssen die engen Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuerrechts beachten, obwohl sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und im Gegenzug keine Vorsteuer geltend machen dürfen!

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Exkurs: Steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze

Da sich die Kleinlichkeit des Fiskus in Rechnungsangelegenheiten vor allem auf die Umsatzsteuer konzentriert, lohnt sich vorab ein Blick auf die Entstehung dieser Steuerart. Denn bei Weitem nicht jeder Umsatz eines Unternehmens unterliegt der Umsatzsteuer:

Ganz besonders interessiert sich das Finanzamt verständlicherweise für steuerpflichtige Umsätze. Bei der Rechnungstellung kommt es vor allem darauf an, wann die Lieferung oder Dienstleistung von wem an wen erbracht und ob der richtige Umsatzsteuersatz gewählt wurde.

Wichtig: Die Rechnungsvorschriften müssen auch dann berücksichtigt werden, wenn eine Rechnung keine Umsatzsteuer enthält. Andererseits: Wird (zurecht!) keine Umsatzsteuer ausgewiesen, muss der Aussteller ja keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen und der Empfänger kann und darf auch keine Vorsteuer geltend machen. In solchen Fällen führt eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung bei einer Steuerprüfung normalerweise nicht zu größeren Problemen.

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Rechnungs-Definition im Steuerrecht

Zurück zur Ausgangsfrage: Die steuerliche Definition des Rechnungsbegriffs findet sich in § 14 Abs. 1 UStG, in dem die „Ausstellung von Rechnungen“ geregelt ist. Dort heißt es:

„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Mit anderen Worten: Ein Abrechnungsdokument muss nicht unbedingt die Überschrift „Rechnung“ tragen. Laut § 31 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) darf eine Rechnung sogar aus mehreren Dokumenten bestehen – vorausgesetzt, in einem dieser Dokumente werden …

Außerdem müssen in der Dokumentensammlung sämtliche Rechnungs-Pflichtinformationen widerspruchsfrei enthalten sein. Ganz gleich, ob eine Rechnung oder mehrteilige Dokumentensammlung: Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Bezeichnung oder die Form. Formvorschriften macht das Gesetz lediglich in Bezug auf das Medium:

„Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“

Die Papierform ist also immer noch der rechtliche Normalfall: Wer einen Anspruch auf eine Rechnung hat, kann auf der Papierform bestehen. Mit den Anforderungen an häufig verschickten elektronischen Rechnungen beschäftigen wir uns in einem separaten Unterkapitel. Anspruch auf eine Rechnung hat jedoch nicht jeder:

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Wer muss wem und warum Rechnungen ausstellen?

Grundsätzlich gilt: Privatleute brauchen keine Rechnungen auszustellen. Falls sie es doch einmal tun (zum Beispiel um einen gemeinsamen Urlaub mit Freunden abzurechnen), fällt keine Umsatzsteuer an: Privatpersonen dürfen auf (Ab-)Rechnungsdokumenten keinesfalls Umsatzsteuer ausweisen! Falls Sie es doch tun (zum Beispiel, weil sie irrtümlich annehmen, das gehöre sich so), muss der unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag ans Finanzamt abgeführt werden!

Unternehmer hingegen müssen gemäß § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG binnen sechs Monaten nach Lieferung oder Leistungserbringung in folgenden Fällen eine Rechnung ausstellen:

Mit anderen Worten: Da Privatleute keine Vorsteuer abziehen dürfen, interessiert sich der Fiskus nur in Ausnahmefällen für die Abrechnungsdetails und überlässt es den Unternehmen, ob sie Rechnungsdokumente ausstellen oder nicht.

Da Unternehmer anlässlich einer späteren Betriebsprüfung jedoch auch über Geschäfte mit Privatleuten Rechenschaft ablegen müssen, erstellen die meisten Betriebe einheitliche Rechnungen für alle Kunden. Bei Privatleuten verzichten sie in manchen Fällen auf den kostspieligen Rechnungsversand per Post – sofern der nicht zum Kundendienst gehört oder der Klarstellung schuldrechtlicher Ansprüche dient (z. B. Mitteilungen über Garantieansprüche, Zahlungsziele oder Verzugseintritt).

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Rechnung vs. Quittung

Anspruch auf eine detaillierte Rechnung haben Privatleute also meistens nicht – einen schriftlichen Zahlungsnachweis können sie jedoch verlangen. Bei bargeldlosen Transaktionen ist das normalerweise kein Problem: Hier dient der Kontoauszug als Nachweis der Zahlung. Bei Barzahlung kann der Kunde (Schuldner) eine Quittung verlangen, aus der die folgenden Informationen hervorgehen:

Angaben über den Umsatzsteuersatz oder den Steuerbetrag sind nicht erforderlich.

Quittung Muster

Wichtig: Werden Angaben über Steuersatz und -betrag gemacht, müssen sie mit den tatsächlichen Gegebenheiten übereinstimmen. Vorgedruckte Quittungsblocks, auf denen pauschale Angaben über den Steuersatz gemacht werden (z. B. „inklusive 7 % / 19 % Mehrwertsteuer“) können insbesondere für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer zum Bumerang werden: Ein auf Quittungen (scheinbar) ausgewiesener Umsatzsteueranteil muss auf jeden Fall ans Finanzamt abgeführt werden. Das gilt auch für Kleinunternehmer: Schließlich könnte ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer den Umsatzsteueranteil der Quittung ganz legal als Vorsteuer geltend machen.

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Rechnung vs. Gutschrift

Der Begriff „Gutschrift“ hat im Geschäftsleben verschiedene Bedeutungen:

Bitte beachten Sie: Seit 2013 ist der Begriff Gutschrift im Umsatzsteuerrecht ausdrücklich für die vergleichsweise seltenen Abrechnungs-Gutschriften reserviert. Bei Rechnungskorrekturen gegenüber Geschäftskunden verzichten Sie daher am besten ganz auf die traditionelle Bezeichnung „Gutschrift“. Immerhin: Mit Schreiben vom 25. Oktober 2013 hat das Bundesfinanzministerium jedoch dargestellt, dass allein die formal unzutreffende Bezeichnung „Gutschrift“ auf Rechnungskorrekturen noch kein Anhaltspunkt für unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis im Sinne des § 14c UStG darstellt.

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